domingo, 9 de septiembre de 2012

FORMATO Y ORGANIZACION DE EVENTOS


COMO HACER UN INSTRUCTIVO PARA UNA  ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO




OFICINA ASESORA DE 
RELACIONES PÚBLICAS 
Y PROTOCOLO 

INSTRUCTIVO PARA LA 
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  
FECHA  
DD/ MM/ AA 

1.  LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO 

No.  REQUERIMIENTO  ASPECTOS A TENER EN CUENTA 
1  Objetivo   Definir claramente qué se busca con el evento y qué clase de 
Evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar 
2  Cantidad de invitados  Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en 
Cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de 
Apoyo, etc.  
3  Características que debe 
Tener el lugar  
En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad 
4  Actividades a realizar   Nos permite determinar si se requieren salones alternos y 
Ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil, 
etc.  
5  Personalidades que quiero 
Que asistan 
Si es un invitado de alto rango, el evento debe agentarse con 
Tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia 
6  Hora  Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, 
Si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m. 
7  Fecha  Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que 
Le resten visibilidad 
8  IMPORTANTE  Los actos que requieran organización protocolaria se 
Comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, 
Siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con 
Quince días de anticipación. 






2.   PROTOCOLO DEL EVENTO 

1  Banderas: Deben estar siempre, para los actos de la Administración 
Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las 
Banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes 
Presiden y según el espacio. 
2  Atril: Cuando al evento asiste el Señor Alcalde, deben manejarse 
Dos atriles.  
3  Presentador  :Persona que orienta el evento  
4  Himnos: En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de 
Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado es 
Obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca 
5  Habladores: Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la 
Mesa principal y en las primeras filas del lugar. 
6  Orden del día o programa: Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según 
El programa de que se trate, se tendrá en cuenta:  
- Los himnos van de mayor a menor.  
- Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que 
Primero habla el anfitrión y por último, la persona más 
Importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del 
Papel de cada uno de los participantes. 
7  Mesa principal: Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel 
Color verde billar.  
En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto. 
Siempre será  en número impar.   

3.   LOGÍSTICA DEL EVENTO 

1  Sonido: Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere 
Mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de 
Dar inicio al evento. 
2  Tarima: Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio 
De las actividades a desarrollar. 
3  Ayudas audiovisuales: Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales 
Requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes 
de iniciar el evento y que el video vean no se debe utilizar en 
Espacios abiertos con luz día. 
4  Sillas, mesas y manteles: Dependen del número de invitados y las actividades a realizar 
5  Flores: Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal 
Podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde 
De la tarima. Nunca encima. 
6  Invitaciones: El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina 
Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo.  
Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del 
Evento.  
7  Listado de invitados: Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible, 
Confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento. 
8  Transporte: En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el 
PUBLICO ASISTENTE
9  Alimentación: Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de 
invitados.  
10  Equipos de comunicación: En caso de que el personal de logística lo requiera para 
Garantizar el normal desarrollo del evento.  
11  Seguridad y equipos de 
Emergencia 
Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la 
Actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de Gobierno, 
Convivencia y Seguridad Ciudadana.  
12  Material POP: Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través 
De pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso 
Necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas, 
Volantes, etc).  



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